Η διαχείριση χρόνου για τον Ασφαλιστικό Διαμεσολαβητή αποτελούσε από πάντα μεγάλο στοίχημα. Οι παράγοντες που δυνητικά μπορούν να καταστούν εμπόδιο σ’ έναν σταθερό και συνεπή προγραμματισμό στη δουλειά του είναι πάρα πολλοί. Αρχής γενομένης με τα αιτήματα των πελατών, τα οποία εμφανίζονται εμβόλιμα στην καθημερινότητά του και στα οποία πρέπει να αναταποκριθεί άμεσα εφόσον επίκεντρο της δουλειάς του είναι η εξυπηρέτησή του. Εξίσου ανασταλτικός παράγοντας είναι το γεγονός ότι η διαδικασία της εξεύρευσης και της πρώτης προσέγγισης ξεκινά απο την πρωτοβουλία του ίδιου του Διαμεσολαβητή και άρα είναι εύκολο να αναβάλεται και να παραχωρείται ο χρόνος που απαιτείται για αυτά τα βήματα, σε άλλες φαινομενικά επείγουσες εργασίες.
Για να μπορέσει να αναστρέψει πιθανές κακές πρακτικές στον προγραμματισμό, το πρώτο σημαντικό – αλλά δύσκολο στην υλοποίησή του – βήμα για τον Ασφαλιστικό Διαμεσολαβητή, είναι η καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης.
Για να αποτυπωθεί με σαφήνεια η υπάρχουσα κατάσταση, απαιτείται συστηματική χρονομέτρηση των εργασιών του.
Πιο συγκεκριμένα, θα μπορούσε να οριστεί χρονικό διάστημα ενός μήνα, κατά τη διάρκεια του οποίου να καταγράφεται με λεπτομέρεια ο χρόνος που δαπανάται στις διάφορες κατηγορίες εργασιών.
Η δουλειά του Διαμεσολαβητή μπορεί να χωριστεί σε δύο μεγάλες κατηγορίες: τις εντός και τις εκτός γραφείου δραστηριότητες. Στην κάθε μια απο αυτές υπάρχουν “υποκατηγορίες”:
1) Δραστηριότητες Εντός Γραφείου
Εδώ έχουμε 3 σημαντικές υποκατηγορίες. Η μια αφορά την επικοινωνία με πελάτες και υποψήφιους πελάτες (τηλέφωνα, e-mails, κ.λπ.)
Η δεύτερη την αναγκαία επικοινωνία με την εταιρεία ή τις εταιρίες, ή το διοικητικό προσωπικό που τον υποστηρίζει.
Η τρίτη, τις εργασίες που κάνει μόνος του στο γραφείο (προετοιμασία παρουσιάσεων, δημιουργία προσφορών, αρχειοθέτηση κ.λπ.)
2) Δραστηριότητες Εκτός γραφείου
Η δεύτερη αυτή μεγάλη κατηγορία μπορεί να χωριστεί επίσης σε 3 υποκατηγορίες:
Πρώτον, συναντήσεις που έχουν παραγωγικό χαρακτήρα (πρώτα ραντεβού, τελικές παρουσιάσεις κ.λπ.)
Δεύτερον, συναντήσεις εξυπηρέτησης πελατολογίου (ραντεβού σέρβις, διαχείριση αποζημίωσης κ.λπ.)
Τρίτον, συναντήσεις για εξεύρεση νέων πελατών.
Είναι αυτονόητο ότι με όσο μεγαλύτερη λεπτομέρεια κάποιος καταγράψει τις εργασίες του, τόσο πιο αναλυτικά συμπεράσματα μπορεί να βγάλει – ωστόσο οι προαναφερθείσες έξι κατηγορίες είναι υπεραρκετές για την εξαγωγή πολύτιμων συμπερασμάτων.
Το επόμενο βήμα είναι να δοθεί μια ιδανική αναλογία χρόνου σε κάθε κατηγορία – υποκατηγορία, ώστε να είναι εφικτή η υλοποίηση τόσο των παραγωγικών του στόχων όσο και η ποιοτική εξυπηρέτηση του πελατολογίου.
Η σύγκριση των δύο αυτών βημάτων, της χρονομέτρησης δηλαδή αλλά και της ιδανικής κατανομής του χρόνου, είναι πολύ πιθανό να εκπλήξουν τον Ασφαλιστικό Διαμεσολαβητή. Στις περισσότερες περιπτώσεις αποκαλύπτεται ότι ο χρόνος που δαπανά στις απαραίτητες γραφειοκρατικές διαδικασίες, είναι πολύ περισσότερος από αυτόν που πραγματικά χρειάζεται για να υποστηριχθούν οι δραστηριότητές του.
Η αναλυτική καταγραφή των ωρών που ξοδεύονται στα γραφειοκρατικά, δρα καταλυτικά στο να συνειδητοποιήσει ο Διαμεσολαβητής πόσο πολύτιμος χρόνος χάνεται άδικα και να παρακινηθεί έτσι να αναλάβει δράση ώστε να μην συνεχίσει να συμβαίνει το ίδιο πράγμα.
Ένας άλλος τομέας για τον οποίο βγαίνουν εξίσου πολύτιμα συμπεράσματα, είναι η αναλογία χρόνου που δαπανάται στην εξεύρεση και στην πρόσκτηση νέων πελατών σε σχέση με την εξυπηρέτηση του πελατολογίου. Απο τη συγκεκριμένη σύγκριση είναι πιθανό να διαπιστωθεί η ανάγκη λήψης διορθωτικών μέτρων ως προς την ποιότητα των υποψήφιων πελατών , η οποία έχει άμεση σχέση με την αποτελεσματικότητα του Διαμεσολαβητή: Όσο πιο ποιοτικός είναι ο υποψήφιος τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητες να κλείσει η πώληση…
Η διαδικασία της χρονομέτρησης σε καθημερινή βάση για ένα μήνα είναι προφανώς μια επίπονη διαδικασία, θέλει αυτοπειθαρχία ώστε η καταγραφή να γίνεται στο τέλος κάθε μέρας και βέβαια θέλει μια μικρή οργάνωση στην κατηγοριοποίηση και στην επεξεργασία των δεδομένων.
Αξίζει όμως τον κόπο και τα αποτελέσματά της είναι σίγουρο ότι θα καθοδηγήσουν των Ασφαλιστικό Διαμεσολαβητή να λάβει διορθωτικές κινήσεις που θα κάνουν θαύματα για την παραγωγικότητά του.
No comment yet, add your voice below!