Project Management: η εργασία που θα εκτοπίσει όλες τις υπόλοιπες (β' μέρος)

1 Αυγούστου 2022

Το μέλλον ανήκει σε οργανισμούς που μπορούν να επιτύχουν τη σωστή ισορροπία μεταξύ παραδοσιακής λειτουργίας και καινοτομίας, αλλά οι περισσότεροι ηγέτες είναι πολύ καλύτεροι στο πρώτο και έτσι φαίνεται να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο σε αυτό.

Αυτή είναι μια κληρονομιά του 20ου αιώνα, όταν, ξεκινώντας περίπου το 1920 και με γνώμονα τους Χένρι Φορντ και Φρέντερικ Τέιλορ, οι περισσότερες εταιρείες έκαναν την παραγωγικότητα την κύρια εντολή τους. Το πέτυχαν με μια αμείλικτη εστίαση στην αύξηση της αποδοτικότητας, στη μείωση του κόστους και στην αύξηση του όγκου. Επειδή παρήγαγαν κυρίως αγαθά, αναπτύχθηκαν με οργανικούς τρόπους: αυξάνοντας την παραγωγική ικανότητα, τυποποιώντας και αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες και μπαίνοντας σε νέες αγορές. Μία φορά το χρόνο, οι ανώτεροι ηγέτες αποφάσιζαν για στρατηγικές, έργα, προϋπολογισμούς και επιχειρησιακά σχέδια και στη συνέχεια διαχειρίζονταν τις λειτουργίες ανάλογα. Μεταξύ των ετήσιων κύκλων προγραμματισμού, επιτρέπονταν μόνο κάποιες μικρές τροποποιήσεις.

Διαβάστε το α' μέρος εδώ

Όλα αυτά έκαναν τη λειτουργία της επιχείρησης εξαιρετικά αποτελεσματική. Όμως με την εμπορευματοποίηση των διαδικασιών τους, οι εταιρείες θυσίασαν στοιχεία μεσοπρόθεσμης και μακροπρόθεσμης αξίας, για χάρη της ταχύτητας.

Ανέπτυσσαν τακτικά τις επιχειρήσεις τους μέσω εξαγορών, συχνά εις βάρος της οργανικής ανάπτυξης ή ως εναλλακτική λύση σε αυτήν. Αυτό τους επέτρεπε να επιταχύνουν τα χρονοδιαγράμματα κυκλοφορίας των προϊόντων τους ή απλώς να παράγουν περισσότερα. Αλλά έρχεται ένα σημείο μετά από το οποίο μια στρατηγική μεγαλύτερου όγκου, περισσότερης παραγωγής προϊόντων και περισσότερων επεκτάσεων επωνυμίας απλώς τελειώνει. Η βιώσιμη ανάπτυξη μέσω περαιτέρω αποτελεσματικότητας καθίσταται αδύνατη, ειδικά σε περιόδους αβεβαιότητας και ραγδαίων αλλαγών.

Εκεί βρισκόμαστε σήμερα. Ο ετήσιος λειτουργικός ρυθμός που επικρατούσε για έναν αιώνα είναι εκτός πραγματικότητας. Κάθε οργανισμός, δημόσιος ή ιδιωτικός, λειτουργεί πλέον σε ένα περιβάλλον συνεχών και ενίοτε διασπαστικών αλλαγών. Τα project ήταν προσωρινά και οι βασικές διαδικασίες μόνιμες, αλλά τώρα ισχύει το αντίστροφο: Τα βασικά κρατούν προσωρινά τον οργανισμό εν ζωή αλλά η αλλαγή είναι αυτή που θα του εξασφαλίσει μέλλον. Η πρόβλεψη, η διαχείριση και η ώθηση της αλλαγής γίνονται έτσι οι κύριες διαδικασίες. Και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να γίνουν αυτά τα πράγματα;

Από τις Βασικές Λειτουργίες στα Projects

Είναι αυτονόητο, ότι για να επιβιώσει μια εταιρεία σε περιόδους μετάβασης και απανωτών κρίσεων -όπως η σημερινή - πρέπει να μπορεί να συνδυάσει την εκμετάλλευση των σημερινών δυνατοτήτων της με την εξερεύνηση νέων ικανοτήτων (projects). Με άλλα λόγια, να επικεντρωθεί ταυτόχρονα και στις παραδοσιακές λειτουργίες του οργανισμού, και στην προσαρμογή του στις νέες συνθήκες, παράγωντας καινοτομία.

Βασικές Λειτουργίες

Βασικές λειτουργικές διαδικασίες κάθε επιχείρησης είναι οι πωλήσεις, η εξυπηρέτηση πελατών, η χρηματοδότηση, η ανάπτυξη προϊόντων και η ψηφιοποίηση . Τα περισσότερα από τα έσοδα (και τα πάγια κόστη) που παράγονται από τις επιχειρήσεις προέρχονται από τις βασικές λειτουργικές διαδικασίες του οργανισμού. Αυτές είναι που κρατούν την εταιρεία ζωντανή - εφόσον βεβαίες οι διαδικασίες είναι παραγωγικές. Στο πλαίσιο αυτό οι στρατηγικές είναι βραχυπρόθεσμες, οι στόχοι βασίζονται κυρίως στην απόδοση και η δομή είναι ιεραρχική. Σε επίπεδο διακυβέρνησης, το μοντέλο είναι "εντολή" και "έλεγχος".

Μετάβαση στο καινούργιο (projects)

Αυτή η διάσταση είναι το κλειδί για το μέλλον της εταιρείας. Περιλαμβάνει όλες τις στρατηγικές πρωτοβουλίες και προγράμματα του οργανισμού. Η αλλαγή της επιχείρησης αφορά την καινοτομία, τον μετασχηματισμό, την ευελιξία και τη μακροπρόθεσμη δημιουργία αξίας. Η εστίαση είναι μεσοπρόθεσμη έως μακροπρόθεσμη, οι στόχοι είναι πιο στρατηγικοί, η δομή είναι επίπεδη και βασίζεται σε project. Τα αποτελέσματα είναι λιγότερο μετρήσιμα ποσοστικά από τα λειτουργικά αποτελέσματα. Σε επίπεδο διακυβέρνησης, το μοντέλο είναι η επιχειρηματικότητα και η συνεργασία. 

Νέοι Όροι και Προϋποθέσεις

Τι ακριβώς είναι ένα project; Όλοι χρησιμοποιούν τη λέξη, αλλά σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους. Αυτό είναι πρόβλημα. Καθώς όλο και περισσότερο η αξία που δημιουργούν οι οργανισμοί οφείλεται σε διάφορα έκτακτα η μη "project", πρέπει να υπάρχει και μια κοινή αντίληψη για το τι είναι το project και το project management. Ας τα ορίσουμε λοιπόν εν συντομία.

Τα project περιλαμβάνουν μια σειρά προγραμματισμένων δραστηριοτήτων που έχουν σχεδιαστεί για να δημιουργήσουν ένα παραδοτέο (ένα προϊόν, μια υπηρεσία, μια εκδήλωση). Αυτές οι δραστηριότητες - οι οποίες μπορεί να είναι οτιδήποτε, από μια μεγάλη στρατηγική πρωτοβουλία έως μια μικρή διαφοροποίηση - είναι χρονικά περιορισμένες. Έχουν ξεκάθαρη αρχή και τέλος. Απαιτούν επένδυση, με τη μορφή κεφαλαίου και ανθρώπινου δυναμικού και έχουν σχεδιαστεί για να δημιουργούν προκαθορισμένη αξία, αντίκτυπο και οφέλη. Κάθε project έχει στοιχεία που είναι μοναδικά. Αυτό είναι το κλειδί: Κάθε ένα περιέχει κάτι που δεν έχει γίνει πριν.

To Project management, από την πλευρά του, περιλαμβάνει τη συλλογή ικανοτήτων, τεχνικών και εργαλείων που βοηθούν τους ανθρώπους να ορίσουν, να σχεδιάσουν και να υλοποιήσουν project για την επίτευξη των στόχων τους. Οι περισσότερες μέθοδοι project management που χρησιμοποιούμε σήμερα αναπτύχθηκαν στις δεκαετίες του 1970 και του 1980 και αντικατοπτρίζουν τις μεθόδους αποτελεσματικότητας και τυποποίησης που χρησιμοποιούνται και για τη διαχείριση των βασικών λειτουργιών. Οι οργανισμοί υιοθέτησαν μια τυποποιημένη μεθοδολογία project management και την εφάρμοσαν με συνέπεια σε όλα τα project τους. Με την πάροδο του χρόνου, το τι ήταν το project management και το τι έπρεπε να είναι έπαψε να ταυτίζεται. Οι οργανισμοί εξελίχθηκαν γρήγορα και παρόλο που ο αριθμός των project αυξήθηκε εκθετικά, το project management παρέμεινε κατά κάποιο τρόπο στο παρελθόν.

Χρησιμοποιώντας το παραδοσιακό μοντέλο, οι project managers έχουν επικεντρωθεί πάρα πολύ σε εισροές και εκροές (σχεδιασμός, εκτίμηση κόστους, χρόνος, εύρος, διαχείριση κινδύνου) και όχι αρκετά στα αποτελέσματα και την αξία (σκοπός, λογική, οφέλη, αντίκτυπος και στρατηγική). Δεν έχουν δώσει μεγάλη σημασία στο τι θα συμβεί πριν ή μετά την ολοκλήρωση των project τους—ασχολήθηκαν με τα παραδοτέα, με την ιδέα ότι εάν μπορούν να ολοκληρώσουν τα project τους εγκαίρως, με προϋπολογισμό και εύρος, τότε τα υποσχόμενα οφέλη απλά θα επέλθουν.

Συνήθως, οι project managers αντιλαμβάνονται τα project τους ως στάδια ενός κύκλου ζωής, περνώντας διαδοχικά από την έναρξη στο σχεδιασμό και την υλοποίηση έως το κλείσιμο. Εργάζεσαι σε ένα στάδιο μέχρι να τελειώσεις, προχωράς στο επόμενο και όταν φτάσεις στο τελικό, το project σου έχει ολοκληρωθεί. Σε κανένα σημείο δεν επιστρέφεις σε προηγούμενο στάδιο.

Αλλά τώρα γνωρίζουμε ότι τα project δεν διέπονται από μία τόσο ενιαία, ομαλή προσέγγιση. Γιατί αφορούν πράγματα που δεν έχουν γίνει ποτέ πριν. Έτσι περιλαμβάνουν πειράματα και λανθασμένες εκκινήσεις και αποτυχίες και, ως εκ τούτου, είναι επιρρεπή σε κινήσεις μπρος-πίσω μεταξύ των διάφορων σταδίων.

Στις αρχές της δεκαετίας του 2000, καθώς το Διαδίκτυο και οι νέες τεχνολογίες συνέκλιναν για να δημιουργήσουν μια έκρηξη αλλαγών, η ευελιξία άρχισε να κυριαρχεί ως εναλλακτική στην ακαμψία των παραδοσιακών πρακτικών project management. Η εστίαση ήταν στην ολοκλήρωση της εργασίας σε μικρότερα βήματα, στην ταχύτερη παροχή αξίας στους πελάτες και στη συνεχή αξιολόγηση των απαιτήσεων, του σχεδιασμού και των αποτελεσμάτων. Πολλοί οργανισμοί έφτασαν να βλέπουν οτιδήποτε περιέχει ευελιξία ως καινοτομικό και οτιδήποτε παραδοσιακό ως απαρχαιωμένο.

Αυτό είναι αντιπαραγωγικό. Το ευέλικτο και το παραδοσιακό project management δεν βρίσκονται σε πόλεμο μεταξύ τους. Σε έναν κόσμο που βασίζεται στην αλλαγή, οι εταιρείες δεν μπορούν να εφαρμόσουν μόνο μία μεθοδολογία σε όλα τα project τους. Αντίθετα, χρειάζονται μια εργαλειοθήκη προσεγγίσεων - ανάμεσά τους ευέλικτο και παραδοσιακό project management, βεβαίως, αλλά και συνδυαστική διαχείριση αλλαγών και ανάπτυξη προϊόντων.

Πρώτα απ' όλα όμως, χρειάζεται πρώτα ένα πλαίσιο που επιτρέπει σε όλους στον οργανισμό να δουν, να κατανοήσουν και να εργαστούν παραγωγικά πάνω στα βασικά στοιχεία οποιουδήποτε project.

Underwriter Editors

Η συντακτική ομάδα του Underwriter επεξεργάζεται καθημερινά τα δεδομένα της ασφαλιστικής βιομηχανίας και τα παρουσιάζει με τον χαρακτηριστικό της τρόπο: Πρακτικά, Περιεκτικά και επί της Ουσίας. Underwriter.gr - Το δεξί χέρι του ασφαλιστή.

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΑΡΘΡΟ:
Αύξηση τροχαίων κατά 8,8% τον Μάιο

Σημαντική αύξηση ατυχημάτων με υλικές ζημιές και ανθρώπινα θύματα τον Μάιο 2022 σε σχέση με τον Μάιο 2021 του Νίκου...

Close