Η δυσκολία του να αναθέτεις καθήκοντα

Στη θεωρία, οι περισσότεροι ηγέτες γνωρίζουν πόσο σημαντικό είναι να αναθέτουν δύσκολα καθήκοντα στους υφισταμένους τους, τόσο για να τους βοηθήσουν να εξελιχθούν, όσο και για να δημιουργήσουν μια δυνατή και παραγωγική ομάδα. Αλλά στην πράξη, μπορεί να δυσκολεύονται να εφαρμόσουν τη θεωρία. Πολλοί αισθάνονται ότι μόνοι αυτοί είναι ικανοί να φέρουν σε πέρας τη δουλειά ή δεν θέλουν να ρισκάρουν το πρότζεκτ να μην πάει καλά και να χρεωθούν μετά οι ίδιοι την αποτυχία.

Επίσης, όταν βλέπεις έναν εργαζόμενο να δυσκολεύεται, είναι φυσικό να θες να παρέμβεις και να βοηθήσεις. Η διαφορά ωστόσο είναι πολύ λεπτή μεταξύ του “παρεμβαίνω και καθοδηγώ” και του “παρεμβαίνω και το κάνω εγώ”. Το πρώτο βοηθάει τον εργαζόμενο, το δεύτερο τον αδρανοποιεί και φορτώνει και τον προϊστάμενο με όλα τα καθήκοντα. Στο τέλος οι ομάδες καταλήγουν να υπολειτουργούν.

Ακολουθούν κάποιες στρατηγικές που διευκολύνουν την ανάθεση καθηκόντων.

Μεταβείτε από την οπτική εκείνου που “κάνει”, στην οπτική εκείνου που “επιβλέπει”

• Παρατηρήστε την ικανοποίηση που νοιώθετε όταν ολοκληρώνετε μια δουλειά. Ο ενθουσιασμός της ολοκλήρωσης προσφέρει μια άμεση δόση ντοπαμίνης, ορμόνης της ευτυχίας. Αυτό είναι κάτι στο οποίο θα πρέπει να αντισταθείτε προκειμένου να λάβετε την μεγαλύτερη ικανοποίηση του να έχετε βοηθήσει άλλους να βελτιωθούν.
• Ξεκαθαρίστε τις αξίες σύμφωνα με τις οποίες θέλετε να ασκείτε ηγεσία. Αναρωτηθείτε με ποιες τρεις λέξεις θέλετε να περιγράφουν οι άλλοι το στυλ ηγεσίας σας.
• Τις στιγμές που νιώθετε την πρόκληση να παρέμβετε, αναρωτηθείτε: Συμβαδίζει αυτό με τις αξίες μου και με το τι τύπου ηγέτης θέλω να γίνω;

Η μάθηση απαιτεί υπομονή (απο μαθητή και δάσκαλο εξίσου)

• Θεωρήστε φυσιολογικό το να νιώθετε άβολα. Οι νευροεπιστήμονες ξέρουν ότι αυτές είναι οι περίοδοι κατά τις οποίες λαμβάνει χώρα η διαδικασία της μάθησης και αναπτύσσεται η επιμονή.
• Δείτε την κατάσταση διαφορετικά, ένας τρόπος είναι: «Μου επέτρεψαν να αγωνιστώ και έτσι απέκτησα εμπιστοσύνη στις ικανότητές μου. Λοιπόν θα κάνω στον υπάλληλό μου το ίδιο δώρο, θα του δώσω το χρόνο να λύσει το πρόβλημα μόνος του».

Αναγνωρίστε τη διαφορά ανάμεσα στα “σημαντικά” και τα “λιγότερο σημαντικά”

Οι επικεφαλής συχνά λένε ότι μένουν κολλημένοι στο ρόλο εκείνου που «κάνει», επειδή οι υπάλληλοι κάνουν πολλά σημαντικά λάθη που απαιτούν την παρέμβασή τους. Αλλά αυτό συνήθως συμβαίνει όταν τα ίδια τα αφεντικά κρατούν για τον εαυτό τους όλη τη δουλειά για μεγάλο χρονικό διάστημα και μετά αναγκάζονται να προχωρήσουν σε αναθέσεις τη λάθος στιγμή. Το κλειδί είναι να αναθέτεις καθήκοντα όταν δεν κινδυνεύει το πρότζεκτ και τα λάθη είναι ανεκτά ή και αναμενόμενα.

Πότε δεν κινδυνεύει; Όταν η αποτυχία θα τονώσει παραπάνω τη διαδικασία της μάθησης παρά θα βλάψει τη φήμη. Τα λάθη δεν θα επηρεάσουν την επιτυχία της ομάδας ή της εταιρείας. Το πλαίσιο είναι ασφαλές για να σταματήσετε ή και να κάνετε κάτι από την αρχή. Οι άνθρωποι που εμπλέκονται υποστηρίζουν τους λιγότερο έμπειρους συναδέλφους τους.

Για να μάθετε ποιες εργασίες είναι ώριμες για ανάθεση, σκεφτείτε αυτές που τώρα σας φαίνονται εύκολες ή θα ήταν καλές ευκαιρίες ανάπτυξης για όσους ανήκουν στην ομάδα σας. Επίσης σκεφτείτε εργασίες που σας ρουφάνε την ενέργεια και δεν ταιριάζουν με τις ικανότητες και τα ταλέντα σας, αλλά μπορεί να ενθουσιάζουν και να ταιριάζουν τέλεια σε άλλους.

Για παράδειγμα, αν ο στόχος του υπαλλήλου σας είναι να αναπτύξει καλύτερες ικανότητες παρουσίασης, δώστε του μια όχι και τόσο σημαντική εργασία, όπως το να του ζητήσετε να ηγηθεί της επόμενης συνάντησης του προσωπικού, προτού του αναθέσετε μια σημαντική εργασία όπως την ανάληψη της ευθύνης μιας συνάντησης με τους πελάτες.

Να είστε φιλοπερίεργος και διευκολυντικός

Όπως οι προπονητές, έτσι και οι επικεφαλής δεν αναμένεται να έχουν όλες τις απαντήσεις. Αλλά πρέπει να διαθέτουν υπομονή και περιέργεια και να κάνουν διορατικές ερωτήσεις για να διευκολύνουν τη διαδικασία της μάθησης. Για παράδειγμα: Πως προσέγγισες το πρότζεκτ; Μπορείς να εφαρμόσεις την εμπειρία σου σε αυτό το πρόβλημα; Τί σου διδάσκει αυτή η κατάσταση;

Τέλος, να είστε συμπονετικός. Αυτό δεν σημαίνει να ανέχεστε την ελάχιστη προσπάθεια ή τα λάθη απροσεξίας. Αντίθετα, σημαίνει να προσφέρετε κατανόηση σε κάποιον που δεν κάνει κάτι ακριβώς όπως θα το κάνατε εσείς.