Εσωτερικός Έλεγχος: “οι μισοί ελέγχονται και οι μισοί παράγουν”;

Τα υπέρ και τα κατά της διαδικασίας Εσωτερικού Ελέγχου από τον Διευθύνων Σύμβουλο της Interlife Γιάννη Βοτσαρίδη*

Εάν επιχειρούσαμε να ορίσουμε τον Εσωτερικό Έλεγχο (Internal Audit) θα λέγαμε μάλλον απλουστευτικά ότι πρόκειται για μια – καταρχήν – ανεξάρτητη και αντικειμενική δραστηριότητα που αξιολογεί την επάρκεια λειτουργίας μιας επιχείρησης, προτείνοντας, παράλληλα, βελτιώσεις προς τη Διοίκησή της. Ωστόσο, το αντικείμενο του Εσωτερικού Ελέγχου είναι μάλλον πιο σύνθετο, δεδομένου ότι λειτουργεί καταρχήν ως προληπτικό και κατασταλτικό εργαλείο, προκειμένου να αποφευχθούν λάθη και παραλείψεις που θα έβλαπταν την ομαλή λειτουργία, ή, ακόμη, και τη βιωσιμότητα μιας επιχείρησης.

O Εσωτερικός Έλεγχος εισβάλλει, ουσιαστικά, στα άδυτα μιας επιχείρησης, αποκαλύπτοντας τα όποια αδύνατα σημεία της, με διττό στόχο:

1. Αφ’ ενός να υποδείξει π.χ. στη Διοίκηση βέλτιστες πρακτικές για τη βελτίωση της επιχειρηματικής απόδοσης, τη μείωση του λειτουργικού κόστους, τη σύννομη λειτουργία της, την αποφυγή πιθανής απάτης.

2. Αφ’ ετέρου να βοηθήσει το Προσωπικό στην αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων του και, κατά συνέπεια, στην παγίωση της κουλτούρας της Εταιρικής Διαχείρισης.

Θα μπορούσαμε λοιπόν να χαρακτηρίσουμε τον Εσωτερικό Έλεγχο ως μια διαρκή Ασπίδα Προστασίας για τη Διοίκηση μιας Επιχείρησης, δεδομένου ότι ελέγχει την Οικονομική Διαχείριση, την τήρηση του Εσωτερικού Κανονισμού, την ανταπόκριση του Προσωπικού στα καθήκοντά του, τη σύγκρουση συμφερόντων, την πιθανή ύπαρξη διαφθοράς, παρανομιών, μη τήρησης κωδίκων, την ανεπάρκεια στελεχών κ.λ.π.

Ωστόσο υπάρχει και η άλλη όψη: Αυτή η Ασπίδα Προστασίας του Εσωτερικού Ελέγχου να καταστεί, ενίοτε, πολύ “βαριά και ασήκωτη”, δυσχεραίνοντας, ενδεχομένως, την ομαλή ροή των εργασιών Διοίκησης και Προσωπικού. Γιατί θα μπορούσε να συμβεί αυτό, και κυρίως, πως θα μπορούσε να αποφευχθεί;

1. Οι τρείς από τις τέσσερεις λειτουργίες που απαιτούνται από την Οδηγία Solvency II δηλαδή: O Εσωτερικός Έλεγχος, η Κανονιστική Συμμόρφωση και η Διαχείριση Κινδύνων ως ένα σημείο, ενδέχεται να αλληλοεπικαλύπτονται, με αποτέλεσμα το Προσωπικό να δέχεται διπλούς και τριπλούς ελέγχους με συγγενές ή παρόμοιο αντικείμενο, με αποτέλεσμα να δυσανασχετεί, και η Διοίκηση παράλληλα, να βομβαρδίζεται από μεγάλο όγκο αναφορών.

Στην περίπτωση αυτή είναι σαφές, ότι οι τρεις παραπάνω υπεύθυνοι λειτουργιών πρέπει να συνεργάζονται, έτσι ώστε να αποφεύγονται οι πολλαπλοί έλεγχοι και να εξοικονομείται πολύτιμος εργασιακός χρόνος. Και να μην ξεχνάμε ότι η Εταιρική Διακυβέρνηση είναι σύμφυτη με συστήματα πολλαπλών ελέγχων, που όμως στην υπερβολή τους μπορεί να εκτραπούν και να δημιουργήσουν μια κατάσταση στην Εταιρία, όπου “οι μισοί ελέγχονται και οι μισοί παράγουν”.

Εδώ, λοιπόν, πρέπει να κρατηθούν οι απαραίτητες ισορροπίες.

2. Ως προς τις σχέσεις Εσωτερικού Ελεγκτή και Διοίκησης, είναι αυτονόητο ότι ο πρώτος δεν ασκεί management. Το management ασκείται από τη Διοίκηση και ο Ελεγκτής περιορίζεται σε ενημερωτικό και συμβουλευτικό ρόλο – εξαιρετικά χρήσιμο, όπως είπαμε και παραπάνω. Ο Εσωτερικός Έλεγχος θα πρέπει να συμβάλλει στην αλλαγή της οπτικής της Διοίκησης όχι στην αντιπαράθεση με την Διοίκηση.

3. Οι προτάσεις του Εσωτερικού Ελεγκτή πρέπει να λαμβάνουν υπόψη το κόστος εφαρμογής μιάς διορθωτικής ενέργειας και να είναι συμφέρουσες για την Εταιρία από οικονομικής απόψεως. Με άλλα λόγια το κόστος τους δεν θα πρέπει να υπερβαίνει το όφελος που θα φέρει η εφαρμογή τους.

4. Οι πολύ λεπτές σχέσεις μεταξύ Ελεγκτή και Προσωπικού πρέπει να διαφυλαχθούν, δεδομένης της πιθανής δυσφορίας ενός επί σειρά ετών εργαζόμενου στην Εταιρία όταν υφίσταται έλεγχο από κάποιον που ενδεχομένως δεν γνωρίζει σε βάθος το ειδικότερο αντικείμενο που ελέγχει. Στην περίπτωση αυτή είναι στο χέρι του Ελεγκτή να πείσει τον εργαζόμενο ότι η πρόθεσή του δεν είναι κατ’ ανάγκη καταγγελτική και ότι η συνεργασία τους θα είναι επωφελής και για τον ίδιο και για την Εταιρία

5. Ο Εσωτερικός Ελεγκτής πρέπει να είναι αποστασιοποιημένος από προσωπικές συμπάθειες ή αντιπάθειες και όσο γίνεται αντικειμενικός στην κρίση του, διότι το αντίθετο θα δημιουργούσε σοβαρά προβλήματα στην αξιοπιστία της δουλειάς του. Θα πρέπει να προάγει την εταιρική κουλτούρα και το ήθος μέσα από τις δικές του ενέργειες και συμπεριφορά.

Ο ρόλος του Εσωτερικού Ελεγκτή, εκτός από ελεγκτικός και συμβουλευτικός, συμβάλλει σημαντικά στην τήρηση των κανόνων της εταιρικής διακυβέρνησης. Επιπλέον, η διενέργεια Εσωτερικού Ελέγχου σε μια επιχείρηση, αποτελεί πρόσθετη εγγύηση Διαφάνειας και Εταιρικής Βιωσιμότητας, και, εν τέλει, έκφραση του “Εταιρικά ορθού”.

*Ομιλία στην Ημερίδα για τον Εσωτερικό Έλεγχο που πραγματοποιήθηκε στο Πανεπιστήμιο Μακεδονία στις 21/5/2015.  Η εκδήλωση οργανώθηκε από το Ελληνικό Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών και πλαισιώθηκε από μεγάλη συμμετοχή ειδικών του Κλάδου, Επιχειρηματιών και Δημοσιογράφων.